¿Conoces la diferencia entre lo importante y lo urgente?


A continuación la explicación de estos dos términos tan importantes para la organización del tiempo:

Tarea urgente
La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como en función del volumen de la tarea.
  • Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
  • Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
  • Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
  • Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
  • Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.
Como ves el lenguaje no ayuda. Cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es “muy urgente”, mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es “poco urgente”.
Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.

Tarea importante

La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan. En otras palabras, una tarea es importante solo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.
  • Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)
  • Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
  • Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia también (aumenta o se reduce).

¿Cómo diferenciar una tarea urgente de una importante?

Una tarea puede ser urgente e importante simultáneamente.  Además ninguna de estas dos cualidades es o blanco o negro, sino que tienen toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro tienes la importancia. Entre muy urgente y poco urgente existen infinidad de niveles intermedios. Con la importancia pasa lo mismo.

Cómo medir la urgencia

El autor Lago Fraga, describió la siguiente fórmula para la urgencia en su blog llamado: "Técnicas de Organización, trabaja la mitad y rinde el doble":
Formula-urgencia-tarea
De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1:
  • 0: No es urgente ni lo será nunca
  • 1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no lograrás acabarla antes de la fecha límite
Alguno podrá preguntarse: ¿Pero qué pasa si me da que la urgencia es superior a 1? Eso querría decir que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Como resulta evidente, ya es una tarea imposible.
No malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados o, por el contrario, negocia ampliar la fecha límite.

¿Y la importancia?

La importancia es extremadamente subjetiva, depende absolutamente de ti. No existe medida objetiva.
Sé que esta conclusión puede sonar un poco decepcionante pero en realidad es todo lo contrario, te recomiendo que guardes el control de lo que consideras o no importante constantemente. Si alguien cambia la importancia que le das a cada tarea podría controlar indirectamente lo que haces.

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